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InGenius Office auf dem Prüfstand – Workshop 09.03.2016

Am 09.03.2016 fand in Wadgassen ein Workshop statt, um InGenius Office kritisch zu beleuchten. Teilnehmer waren: Firma Compelec Wadgassen (Waltraud und Kurt Malter, Susanne Ahr), Dr. Ulrich Wierz – Trier ( Bischöfliches Generalvikariat, Ansprechpartner Pfarrsekretärinnen), Alexandra Schmitt – Pfarreiengemeinschaft Bous-Ensdorf (1. Vorsitzende BVPS), Sabine Hölle – Pfarrei Heilig Kreuz Warndt (Vorstand BVPS), Susanne Zengerly – Pfarreiengemeinschaft Dillingen, (Gemeindereferentin) und die Pfarrsekretärinnen Marita Schlotter, Maria Gentgen -Pfarreiengemeinschaft Saarburg und Corinna Wommer –Pfarreiengemeinschaft Wadgassen.

Zu Beginn des Workshops beschreibt Dr. Wierz die bisherige Entwicklung von InGenius Office und den aktuellen Verbreitungsstand im Bistum. Außerdem weist er auf den inzwischen entstandenen Mehrwert für die Nutzerinnen und Nutzer von InGenius hin. Dazu zählen die mit InGenius erstellten Gottesdienstordnungen /Gottesdienstkalender, sie können ohne weiteren Aufwand automatisiert werden und auf der Internetseite der Pfarrei und /oder des Dekanats veröffentlicht werden. Deweiteren stellt die Paulinus-Redaktion über InGenius einen Medien-Service zur Verfügung, der den Abdruck fertig aufbereiteter Artikel im jeweiligen Pfarrbrief ermöglicht. Außerdem ist es Dank der Bischöflichen Pressestelle Saarbrücken möglich, die Gottesdienstordnung in der Saarbrücker Zeitung über InGenius zu generieren und dort abdrucken zu lassen. Eine andere Möglichkeit der Veröffentlichung der Gottesdienstordnung in der Saarbrücker Zeitung besteht zur Zeit nicht.

Dr. Wierz äußerte die Erwartungen an den Workshop, dass dieser Erkenntnisse bringt zur Fortentwicklung des Programms mit Blick auf die alltäglichen Verwaltungsarbeiten in den Pfarrbüros und zur Verbesserung der begleitenden Maßnahmen bei der Einführung des Programms in den Pfarreien.

In der Vorbereitung auf den Workshop haben sich drei Themenschwerpunkte herauskristallisiert: Benutzerfreundlichkeit im Hinblick auf die Hauptaufgabenfelder (Termine, Intentionen, Gottesdienstordnung, Pfarrbrief), die mit InGenius zu bearbeiten sind, Updates/ News und Schulungen.

InGenius Office ist dadurch sehr komplex geworden und hat sich an die Bedürfnisse der Nutzer angepasst. Das Programm ist auch anspruchsvoller geworden, ermöglicht es aber dadurch viele Aufgabenfelder zu bearbeiten.

Es wurde beschlossen, eine Expertengruppe zu gründen, die es sich u. a. zum Ziel macht zu beraten, welche Änderungswünsche im Programm berücksichtigt und umgesetzt werden können.

Die Workshop-Teilnehmerinnen/Teilnehmer schlugen vor einen FAQ-Button einzurichten, über den Antworten auf konkrete Fragen der Nutzer bzw. Anwendungstipps gezielt abgerufen werden können.

Außerdem wurde von den Nutzern darauf hingewiesen, dass es im Pfarrbüroalltag schwierig ist, die Newsletter der Firma Compelec zeitnah zu lesen und das Gelesene umzusetzen. Es wird daher seitens der Firma Compelec überlegt, in welcher (verbesserten) Form künftig Updates bzw. Newsletter den Nutzern übermittelt werden können.

Beim Workshop lag auch ein wesentlicher Augenmerk auf dem Schulungskonzept. Viele Nutzer sind überfordert mit der Eingabe der Stammdaten. Zukünftig besteht die Möglichkeit für neue Nutzer, sich diese Datensätze von der Firma Compelec gegen einen Obulus anlegen zu lassen. Hilfreich wäre auch ein Stundenkontingent in Form von bezahlten Überstunden, das es den Nutzern ermöglicht, sich außerhalb der Öffnungszeiten einzuarbeiten, um die erforderlichen Daten einzupflegen.

Es wurde angeregt, zusätzliche Möglichkeiten zu suchen, das Schulungskonzept zu optimieren bzw. zu­sätzliche Schulungsformen anzubieten, um sich mit dem Programm vertraut zu machen bzw. einzelne Module zu erlernen.

Firma Compelec wies ausdrücklich darauf hin, dass es unumgänglich ist, nach der Grundschulung sofort mit der Arbeit mit dem Programm zu beginnen, damit eine Aufbauschulung möglichst zeitnah anschließen kann, um das Gelernte zu vertiefen bzw. zu erweitern.

Geplant ist der Ausbau des Aufgabenbereichs „Intentionenabrechnung“.

Fazit der Veranstaltung war auf jeden Fall, dass man sich die Arbeit im Pfarrbüro bzw. in der Pfarreiengemeinschaft ohne InGenius nicht mehr vorstellen kann, dass der Nutzen des Programms die damit verbundene Mehrarbeit aufwiegt und dass der Großteil der Nutzer sehr zufrieden mit dem Programm ist.

Dies belegen auch die bisherigen Nutzerzahlen. Bisher arbeiten 90 Pfarreiengemeinschaften mit InGenius Office.

Der Wunsch verschiedener Teilnehmerinnen und Teilnehmer ging dahin, dass die bischöfliche Behörde InGenius verpflichtend einführen sollte, ähnlich wie das Meldewesen, das vom Großteil der pastoralen Mitarbeiter und Pfarrsekretärinnen des Bistums genutzt wird. Diese Maßnahme würde eine Standardisierung der Pfarrbüros vorantreiben und wäre eine Erleichterung bei einem Stellenwechsel von Pastören/Gemeindereferenten, die gleiche Software vorzufinden und problemlos damit zu arbeiten. Die Vernetzung untereinander, sowie die Bearbeitung von verschiedenen Nutzern von unterschiedlichen Orten aus schafft Transparenz für das pastorale Team und die Pfarrsekretärinnen, um Aufgaben und Termine der Pfarreien aufeinander abzustimmen.

Corinna Wommer, Pfarrsekretärin Pfarreiengemeinschaft Wadgassen

Ein Gedanke zu “InGenius Office auf dem Prüfstand – Workshop 09.03.2016

  1. Alexandra Schmitt

    Wegen der ausschließlich mit InGenius Office möglichen Veröffentlichung der Gottesdienstzeiten in der Saarbrücker Zeitung sind wir (trotz aller Vorbehalte) wieder in InGenius Office eingestiegen. Und da nunmehr auch unsere Gottesdienstordnung automatisch auf unserer Homepage veröffentlicht wird, wollen wir nun zeitnah auf IngeniusOffice umsteigen (genutzt werden sollen vor allem die Terminverwaltung und der Belegungsplan für unsere Räumlichkeiten, die Gottesdienstordung mit Intentionen und die Pfarrbrieferstellung). Dass die weitere Entwicklung des Programms im Austausch mit einem Expertenteam, das auch die Sicht der Anwender im Blick hat, erfolgen soll, finde ich sehr gut. Und wenn man künftig einzelne Module zum Thema der Schulung machen kann, gelingt die Umsetzung vor Ort sicher besser, da nicht so viele Informationen auf einmal zu verarbeiten sind.
    Schade ist nur, dass der Zeitaufwand vor Ort, der meist an uns Pfarrsekretärinnen hängen bleibt, oft seitens des Dienstgebers bzw. Pastoralteams nicht gesehen bzw. gewürdigt wird.

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