Dienstordnung

vom 10. Dezember 1993 /HDR 652.4; KA 1994 Nr. 8

Präambel

Die Pfarrsekretärin/der Pfarrsekretär (Mitarbeiterin) ist eine wichtige Mitarbeiterin in der Kirchengemeinde. Ihr Dienst ist eine wesentliche Hilfe bei Verwaltungsaufgaben und entlastet beruflich und ehrenamtlich tätige Mitarbeiter. Sie ist für viele Menschen erster Ansprechpartner in der Gemeinde und leistet eine wichtige Vermittlung zur Seelsorge hin. In diesem Rahmen ist das Pfarrbüro Ort der Information, Organisation und Vermittlung, allgemeine Verwaltungsstelle und Kontaktstelle für die Gemeindemitglieder. Der Dienst der Mitarbeiterin erfordert ein Mitdenken und Mithandeln mit der Kirche.

1. Aufgaben und dienstliche Obliegenheiten

Als Mitarbeiterin der Kirchengemeinde übernimmt sie die ihr übertragenen Aufgaben nach den Weisungen des Pfarrers als Dienstvorgesetzten.

Der Dienst der Mitarbeiterin umfasst in der Regel:

• Empfang von Besuchern, Dienstleistungen und Erteilung von Auskünften formaler Art;

• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Informationen;

• Arbeitsorganisation des Pfarrbüros, Erledigung des Telefondienstes, des Posteingangs und –

ausgangs, Beschaffung von Arbeitsmitteln;

• Schreibarbeiten, selbständige Abfassung v. Schriftsätzen nach Anweisung;

• Vorbereitung und Verwaltung der verschiedenen Aktenvorgänge;

• Führung der Akten, der Pfarrkartei, der Registratur und des Archivs

• Erfassung und Übermittlung von Daten im Rahmen des kirchlichen Meldewesens;

• Führung der Pfarrbücher aufgrund eines besonderen Auftrages des Pfarrers (diese Tätigkeit umfasst nicht die Berechtigung, Auszüge aus den Pfarrbüchern zu unterzeichnen);

• Verwaltung von Schlüsseln und Vergabe von Räumen;

• Führung von Kassen und Überwachung von Konten, die nicht in den Geschäftsbereich der Rendantur fallen;

• Organisatorische Tätigkeiten im Rahmen von Gemeindeveranstaltungen oder seelsorglichen Aktivitäten;

• Erledigung von Terminabsprachen und Weitergabe von Terminen;

• Mitarbeit bei der Erstellung von Pfarrbrief etc. und Sonderprospekten;

• Mitarbeit bei der Gestaltung von lnformations diensten (z.B. Schaukasten/Schriftenstand). Der Pfarrer überträgt nach Anhörung der anderen hauptberuflichen pastoralen Mitarbeiter der Mitarbeiterin im Rahmen des arbeitsvertraglich  vereinbarten Beschäftigungsumfanges konkrete Arbeitsschwerpunkte. Der Mitarbeiterin sollen keine Dienste übertragen werden, die von ehrenamtlichen Mitarbeitern wahrgenommen werden können. Im Rahmen dieser Dienstordnung und des vereinbarten Beschäftigungsumfanges kann der Dienstvorgesetzte für den Einzelfall oder auch auf Dauer Arbeitsschwerpunkte ändern. Soweit es dienstlich notwendig ist, kann der Dienstvorgesetzte in begrenztem Umfang die Mitarbeiterin auch zur Erledigung sonstiger Aufträge heranziehen, die dem Verwaltungsbereich der Kirchengemeinde zuzuordnen sind.

Zusammenarbeit

Die Mitarbeiterin muss um eine gute Zusammenarbeit mit den hauptberuflichen und ehrenamtlichen Mitarbeitern besorgt sein. Sie hat ein Anrecht auf Information in allen sie betreffenden Fragen. Pfarrer und pastorale Mitarbeiter werden von ihr umfassend informiert. In den ihren Aufgabenbereich betreffenden Fragen soll sie zum Dienstgespräch hinzugezogen werden.

Schweigepflicht

Über Angelegenheiten, die ihr infolge ihres Dienstes bekannt werden und deren Geheimhaltung der Sache nach erforderlich ist, hat sie Verschwiegenheit zu wahren. Die Verpflichtung besteht auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Datenschutz

Die Mitarbeiterin ist verpflichtet, die Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (Kirchliche Datenschutzanordnung, KDO) einzuhalten.

 

vom 10. Dezember 1993 /HDR 652.4; KA 1994 Nr. 8